TOPNOR Regnskap AS & Regnskap Group AS

Zwrot kosztów podróży

KONTO 7140

Przy zwracaniu kosztów podróży koszty podróży muszą być udokumentowane i załączone do formularza wydatków / rachunku podróży (Reiseregning). Zobacz wyjątki dla małych nakładów.

Kiedy pracownik lub członek zarządu w związku z wykonywaniem swojej pracy pokrywa koszty sam, może następnie otrzymać zwrot od firmy /pracodawcy. Aby otrzymać zwrot faktycznych kosztów musi być dostarczony Reiseregning z załączonymi rachunkami za poniesione koszty.

Reiseregning - jeśli klient jest na wyjezdzie i ponosi z tym koszty nawet jak jest to płacone z konta firmowego to nie zwalnia go z obowiązku sporządzenia reseregning na ten wyjazd. Taki reiseregning wtedy nie idzie do wypłaty ale musi w spososb czytelny mieć odniesienie do bilagow zaksięgowanych i zapłaconych z konta firmowego

Pensja.

Należy pamiętać ze wszystkie korzyści uzyskane w związku z wykonywaniem pracy powinny być opodatkowane w taki sam sposób jak pensja. Istnieje jednak grupa wyjątków, gdzie można zwrócić koszty bez opodatkowania tego jak pensja. Pracodawca może zwrócić wydatki poniesione przez pracownika bez raportowania tego jako pensja, gdy:

• wydatki są udokumentowane paragonem lub innym dokumentem spełniającym wymagania
• dokumentacja jest dołączona do rachunków pracodawcy
• Cel pokrycia wydatków i nazwisko pracownika podane są w załączniku lub załącznikach do niego, ewentualnie wynika to z reiseregnigu
• Zwrot kosztów podróży czy hoteli wymaga, aby na reiseregningu jasno było określone kto w tym brał udział, w jakim celu podróżował i w jakich wydarzeniach brał udział.
• W przypadku zwrotu kosztów zakwaterowania, cel zakwaterowania należy podać w imieniu osób, do których należy zakwaterowanie, oraz nazwę firmy, którą osoba ta reprezentuje.

przykład

Audytorka Eva Eng z pracy w Oslo była w czerwcu w podróży służbowej w Bergen dla swojego pracodawcy RR AS.

Podróż serwisowa trwała od wylotu 04.06 o 07:00, aby wrócić do domu 06.06 o godzinie 1200. Wszystkie wydatki są pokrywane "fakturą". Po powrocie do domu Eng zapewnia pokrycie kosztów podróży służbowej. Rachunek podróżny zawiera imię i nazwisko oraz cel wyjazdu. Ponadto na rachunku podróży wyszczególnione są następujące wydatki:

• bilety lotnicze 2 400 (dołączony opis podróży)
• koszty zakwaterowania 1600 koron (rachunek za hotel jest załączony)
• wydatki najedzenie 830 NOK (rachunki restauracyjne są załączone)

Pracodawca może zwrócić wydatki pracownikowi bez potrącania podatku.

Wyjazdy jednodniowe i pokrycie koszt wyżywienia

Aby pracodawca mógł pokryć koszty żywności w związku z wyjazdami, pracownik musi odbyć podróż służbową, a pracownik musi ponieść dodatkowe koszty. Koszty wyżywienia same w sobie nie stanowią podstawy do pokrycia kosztów zwolnionych z podatku, ponieważ są to zasadniczo koszty, które pracownik musiałby ponieść niezależnie od tego, gdzie wykonywana jest praca.

Napoje alkoholowe do żywności

W przypadku podróży służbowych główną zasadą jest, że wydatki na napoje alkoholowe (wino, piwo, wyroby spirytusowe) i tytoń są prywatnymi wydatkami. Uważa się jednak, że pracodawca może pokrywać napoje alkoholowe do żywności, gdzie stanowi naturalną część posiłku (wino) Napoje alkoholowe w zakresie wykraczającym poza ten zakres są uważane za pokrywające wydatki prywatne i musza być opodatkowane jak pensja.

Podatek VAT

Vat od kosztów hotelu czy transportu w Norwegii podlega odpisowi. Są pewne wyjątki.

• Rachunki za restauracje, wyżywienie.
• Wynajem auta osobowego

Zwrot kosztów podlegających zwrotowi

Przykłady zwrotu kosztów podlegających opodatkowaniu

Niewystarczająca dokumentacja

Jeśli dodatek do wydatków / rachunek podróży nie spełnia wymogów dotyczących dokumentacji.

Prywatne wydatki

Zwrot kosztów nie poniesionych w związku z wykonywaniem pracy, zadań lub ceł (wydatki prywatne) zawsze traktuje się jako wynagrodzenie dla odbiorcy.

Wydatki na napoje alkoholowe (wino, piwo, wyroby spirytusowe) i tytoń są ogólnie uważane za wydatki prywatne. Zakłada się jednak, że pracodawca może pokryć napoje alkoholowe, jeśli są naturalna częścią posiłku.

Zwrot wydatków

Minimalne wymagania dotyczące treści

Rachunek podróży musi zawierać co najmniej:

• imię pracownika
• cel pokrycia wydatków
• kogo dotyczą wydatki
• o wydarzeniach, w których uczestniczył podróżny Wyżywienie

Jeśli faktura za podróż obejmuje również koszty zakwaterowania poniesione w trakcie podróży, poniższe wymagania są wymagane w przypadku rachunku za podróż

• cel wyżywienia
• nazwiska osób objętych wydarzeniem
• nazwa firmy, którą osoba/osoby reprezentują

Inne informacje na rachunku podróży

Oprócz minimalnych wymogów dotyczących kosztów podróży, które są określone w przepisach, z rachunku podróży powinny pojawić się następujące informacje:

• Nazwa firmy
• adres firmy
• ev. dział lub projekt
• w przypadku podróży zagranicznych między kilkoma krajami - data i godzina przylotu i odlotu dla każdego kraju

Mamy wiele firm gdzie jest to spółka akcyjna i jeden właściciel. Tu beda zawsze obowiązywały powyższe zasady.

Jest tez druga opcja zwrotw za podrożę po stawkach ustawionych pzrez Państwo. Były jednak nowe przepisy w połowie 2018 roku które to 01.01.2019 zostały znowu zmienione.

Wpis ten zostanie uzupełniony o nowe reguły jak juz beda one klarowne. Jeśli ktoś bedzie miał sytuacje gdzie klient chce zwrot wg stawek to porsze kontaktować sie z nami.